Conciliação bancária com OFX: o que é e como fazer

O que é conciliação bancária

É a conferência entre dois registros do mesmo dinheiro. De um lado, o extrato do banco. Do outro, o controle interno da empresa: contas a pagar, contas a receber e caixa.

Se os dois batem, o saldo que você vê no sistema é o saldo real. Se não batem, existe um lançamento esquecido, duplicado, com valor errado ou uma movimentação que ninguém autorizou.

Sem conciliação, o fluxo de caixa vira estimativa. E decisões como comprar estoque ou antecipar recebíveis passam a ser tomadas com um saldo que pode não existir.

O que é o arquivo OFX

OFX é a sigla de Open Financial Exchange. É um padrão aberto para troca de dados financeiros entre bancos e programas de gestão, criado em 1997 e hoje mantido pelo consórcio Financial Data Exchange (FDX).

Na prática, é o extrato em arquivo. Cada movimentação vem com data, valor, descrição e um identificador. Isso permite que o sistema importe o extrato sem ninguém digitar linha por linha.

Muitos bancos permitem baixar o extrato em OFX pelo internet banking. O caminho e o nome da opção mudam de banco para banco. Se não encontrar, pergunte ao gerente ou à central do seu banco.

Passo a passo da conciliação

O processo é o mesmo em planilha ou em sistema. O sistema só elimina a digitação e ajuda a achar os pares.

• Defina o período: por exemplo, a semana passada ou o mês anterior.
• Baixe o extrato desse período no internet banking, de preferência em OFX.
• Importe o arquivo no sistema ou abra na planilha de controle.
• Confira o saldo inicial: ele precisa ser igual ao saldo final da última conciliação.
• Associe cada linha do extrato a um lançamento interno: recebimento de cliente, pagamento de fornecedor, imposto, tarifa.
• Lance o que está no extrato e não está no controle, como tarifas, juros e estornos.
• Investigue o que está no controle e não está no extrato: pagamento agendado que não saiu, cheque não compensado, boleto não pago pelo cliente.
• Feche o período só quando o saldo final do controle for igual ao saldo final do extrato.

Erros comuns

A maior parte das diferenças vem de poucos motivos. Vale conferir estes primeiro.

• Tarifas bancárias, juros e IOF que ninguém lançou no controle.
• Taxas de maquininha e de marketplace: a venda foi de um valor, mas caiu outro na conta.
• Vendas no cartão parcelado lançadas como se o dinheiro entrasse de uma vez.
• Contas pessoais pagas com a conta da empresa, ou o contrário.
• Lançamento duplicado ao importar o mesmo extrato duas vezes.
• Data de competência confundida com data de pagamento: a conta vence dia 30, mas foi paga dia 2.
• Deixar para conciliar só no fim do ano, quando ninguém lembra mais o que foi cada movimentação.

Com que frequência conciliar

Não existe uma regra única. A frequência depende de quantas movimentações a conta tem. Uma loja com dezenas de vendas no cartão por dia precisa conferir com mais frequência do que um prestador de serviço com poucos recebimentos por mês.

O Sebrae recomenda que o controle de caixa e banco seja feito diariamente. Se a rotina diária ainda não cabe no seu dia, comece semanal. O mais importante é não deixar um mês fechar sem conferência.

Uma regra prática: se você não consegue explicar uma linha do extrato, o período ainda não está conciliado.

Conciliação, fluxo de caixa e DRE

A conciliação é a base dos outros relatórios. Com o saldo conferido, o fluxo de caixa mostra o dinheiro que existe de verdade. E a DRE, que mostra lucro ou prejuízo, fica mais confiável porque receitas e despesas foram checadas contra o banco.

No Emitizo, o financeiro reúne contas a pagar e a receber, a conciliação com o extrato OFX e a DRE no mesmo lugar. Mesmo assim, a classificação contábil final deve ser confirmada com o seu contador.

Perguntas frequentes